Konta i promocje bankowe – Najlepszekonto.pl

My analizujemy konta bankowe. Ty je wybierasz.

Konta i promocje bankowe – Najlepszekonto.pl

Dylematy przedsiębiorcy: konto firmowe czy konto osobiste?

Cykl: Finanse przedsiębiorcy

Beata Szymańska
Beata Szymańska

Łączy wieloletnie doświadczenie w pracy redaktora z entuzjazmem dla wszystkiego, co nowe. Specjalizuje się w tematyce finansowej i prześwietlaniu bankowych ofert.

Dylematy przedsiębiorcy: konto firmowe czy konto osobiste?

Trzeba czy nie trzeba?

Zacznijmy od kwestii prawnych. Wiele osób jest przekonanych, że każdy podmiot gospodarczy – niezależnie od formy prawnej oraz skali prowadzonej działalności – powinien dysponować odrębnym rachunkiem płatniczym. Tymczasem posiadanie konta w banku jest obowiązkowe jedynie dla określonej grupy przedsiębiorców. Artykuł 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wskazuje na dwa konkretne przypadki, które zmuszają przedsiębiorców do otwarcia rachunku bankowego. Obecnie posiadanie konta jest obligatoryjne, gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. zł.

Innymi słowy, zgodnie z ustawą przedsiębiorca musi dziś założyć konto bankowe tylko wtedy, gdy prowadzi rozliczenia z innym przedsiębiorcą, a wartość przeprowadzanych przez niego transakcji przewyższa 15 tysięcy złotych. Co ciekawe, ustawa w żadnym miejscu nie precyzuje, że powinien być to odrębny rachunek firmowy.

Wydawać by się więc mogło, że sprawa jest klarowna – przedsiębiorcy, którzy spełniają powyższe przesłanki, są ustawowo zobligowani do założenia konta w banku. Dla pozostałych właścicieli firm posiadanie rachunku jest kwestią wyboru a nie prawnego przymusu.

Niestety, to stwierdzenie nie do końca odpowiada prawdzie, jako że wymóg posiadania firmowego rachunku jest w praktyce regulowany przez dwie różne ustawy: ustawę o swobodzie działalności gospodarczej i ustawę o rachunkowości (oraz powiązane z nią przepisy skarbowe). W konsekwencji krąg podmiotów gospodarczych, które obowiązkowo muszą otworzyć rachunek w banku, jest znacznie szerszy, niż wynikałoby to z przytoczonej wyżej regulacji.

Urząd skarbowy ma własne wytyczne dotyczące kont firmowych

Przypomnijmy więc, że w myśl przepisów podatkowych wszyscy przedsiębiorcy – niezależnie od wybranej formy prawnej - są zmuszeni do wykonywania rozliczeń podatkowych i opłacania składek ZUS w formie przelewu bankowego z konta wskazanego uprzednio w urzędzie skarbowym. Warto jednak podkreślić, że od tej zasady jest kilka wyjątków. Z takiego obowiązku są zwolnieni:

  • mikroprzedsiębiorcy – czyli podmioty, które co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały mniej niż 10 pracowników i osiągnęły roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro. W ich przypadku przepisy pozwalają na opłacanie składek ZUS i podatków w formie przekazu pocztowego.
  • przedsiębiorcy, którzy nie ubiegają się o zwrot podatku VAT.

I znów można by pomyśleć, że problem jest opanowany, a my wreszcie mamy pewność, jaka firma nie musi posiadać konta w banku – wystarczy, że uwzględnimy ustawę o swobodzie gospodarczej oraz prawo podatkowe, a uzyskamy listę przedsiębiorstw zwolnionych z tego obowiązku. Niestety, wprowadzone w ostatnim czasie regulacje - mechanizm podzielonej płatności i biała lista podatników VAT - zostały przez pomysłodawców tak skonstruowane, że nawet firmy, które w myśl przepisów nie muszą mieć konta w banku, w praktyce bywają do tego zmuszone.

Mechanizm podzielonej płatności: do otwarcia firmowego konta może zmusić Cię kontrahent

Jak wiemy, od 1 lipca 2018 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z mechanizmu split payment. Polega on na podziale płatności z faktury VAT (w złotych) w taki sposób, że wartość netto trafia na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub usługodawcy, natomiast kwota podatku VAT - na specjalnie utworzone konto techniczne, znajdujące się pod nadzorem fiskusa. Podatnik ma możliwość dysponowania tymi środkami, jednak ze sporymi ograniczeniami. Ich użycie jest możliwe jedynie do zapłaty następujących zobowiązań:

  • płatności VAT na rachunek kontrahenta,
  • płatności VAT do urzędu skarbowego,
  • PIT, CIT, akcyzy, ZUS oraz należności celnych,
  • odsetek związanych z powyższymi zobowiązaniami publiczno-prawnymi.

Zgodnie z przepisami mechanizmem podzielonej płatności są objęte jedynie konta firmowe - prywatne ROR-y nie mogą mieć otwartego rachunku vat-owskiego. Jeśli więc przedsiębiorca posługuje się kontem osobistym dla celów gospodarczych, nie może skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności. Mało tego – musi także liczyć się z sytuacją, że nie otrzyma zapłaty za sprzedany towar lub usługę. Jeśli bowiem jego kontrahent opłaci fakturę przelewem split payment, bank taką płatność odrzuci. W takim przypadku wróci ona do przesyłającego pieniądze, przy czym kwota odpowiadająca wartości VAT trafi bezpośrednio na rachunek VAT nabywcy, a pozostała wartość na jego rachunek rozliczeniowy.

Reasumując, problem będzie miała zarówno firma posługująca się prywatnym ROR-em, jak i jej kontrahent korzystający z mechanizmu podzielonej płatności. Ta pierwsza może skończyć ze stosem niezapłaconych faktur, ten drugi – nie dość, że będzie nadal zalegał z płatnością, to dodatkowo straci dostęp do środków zablokowanych na rachunku VAT. W konsekwencji oba przedsiębiorstwa mogą mieć problemy z płynnością finansową.

Dodajmy jeszcze, że choć początkowo split payment był dobrowolny - firmy same decydowały, z którymi odbiorcami chcą się w taki sposób rozliczać - to od 1 listopada 2019 r. wszyscy przedsiębiorcy, którzy rozliczają transakcje dotyczące tzw. wrażliwych towarów bądź usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a wartość tych transakcji przekracza lub jest równa 15 tys. zł brutto, stracą możliwość rozliczania się za pośrednictwem prywatnych rachunków bankowych. Prawidłowość ta obejmuje wszystkie przedsiębiorstwa, łącznie z mikroprzedsiębiorcami i jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi.

Biała lista podatników VAT: do otwarcia firmowego konta może zmusić lęk przed sankcjami

Z kolei 1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT nadzorowany przez Krajową Administrację Skarbową. Tzw. biała lista podatników VAT zawiera m.in. numery rachunków bankowych, z których dana firma korzysta, nie znajdziemy na niej natomiast kont osobistych, które są wykorzystywane do rozliczeń biznesowych.

Jak deklarują pomysłodawcy białej listy, wykaz ma ułatwić firmom skuteczną i szybką weryfikację kontrahentów. Warto jednak dodać, że wpłata na rachunki inne niż podane w wykazie może mieć dla firmy naprawdę przykre konsekwencje. Zgodnie z przepisami, od 1 stycznia 2020 r. transakcje powyżej 15 000 zł zrealizowane na konto, które nie figuruje na białej liście, nie będą mogły być zaliczone w koszty prowadzenia działalności. Ponadto firmie dokonującej wpłaty na rachunek spoza wykazu grozi solidarna odpowiedzialność za niezapłacony przez kontrahenta podatek VAT.

Jak już pisaliśmy, biała lista nie uwzględnia prywatnych ROR-ów wykorzystywanych do rozliczeń firmy. Zatem podatnik za każdym razem, gdy będzie przelewał na konto osobiste sprzedawcy kwotę równą lub wyższą niż 15 tys. zł, będzie musiał złożyć zawiadomienie w urzędzie skarbowym kontrahenta (a wcześniej ustalić, który to jest urząd, co może być czynnością dość czasochłonną). Jest wielce prawdopodobne, że w takiej sytuacji wiele firm zrezygnuje ze współpracy z kontrahentem posługującym się prywatnym ROR-em lub „wymusi” na nim otworzenie firmowego rachunku.

Banki solidaryzują się z fiskusem

Nie tylko fiskus patrzy niechętnym okiem na wykorzystywanie osobistych rachunków do operacji związanych z działalnością gospodarczą. Także banki starają się ograniczać tego typu praktyki. Przykładowo, w regulaminie mBanku możemy znaleźć następujące zastrzeżenie: „konta osobiste nie mogą być wykorzystywane przez posiadacza rachunku do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej”. Także Nest Bank w swoim regulaminie podkreśla, że „otwiera i prowadzi rachunki dla klientów indywidualnych na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą”. Podobne zapisy możemy znaleźć we wszystkich instytucjach finansowych.

Teoretycznie złamanie tego zakazu przez posiadacza konta powinno skutkować wypowiedzeniem umowy. Jednak do tej pory banki przymykały oko na takie praktyki i rzadko rozstawały się z „nieposłusznym” klientem. Częściej stosowały subtelne metody nacisku, np. wprowadzały opłaty dla klientów indywidualnych za przelewy do ZUS i Urzędów Skarbowych.

Jednak wraz z wprowadzeniem mechanizmu podzielonej płatności oraz białej listy podatników VAT banki zyskały nowy oręż. Dodajmy w tym miejscu – wyjątkowo skuteczny, bo poparty sankcjami ze strony fiskusa.

Dodatkowe argumenty przemawiające za kontem firmowym

Można także wskazać kilka innych powodów przemawiających za posiadaniem rachunku dedykowanego wyłącznie przedsiębiorcom. Przyjrzyjmy się więc pozostałym argumentom.

Porządek w papierach

Konto biznesowe pozwala na utrzymanie porządku w finansach firmy i oddzielenie ich od finansów osobistych. Zdecydowanie ułatwia prowadzenie księgowości, np. pozwala na szybką klasyfikację wpływów i wydatków. W przypadku kont osobistych wykorzystywanych do celów gospodarczych trudno nieraz jednoznacznie dociec, które z nich są prywatne, a które firmowe. Czy zakup materiałów biurowych należy zaksięgować jako koszt firmy, czy jest to prywatny wydatek przedsiębiorcy, który kupił dziecku przybory do szkoły? Czy kwota 12 tys. pojawiająca się po stronie przychodów wynika ze sprzedaży większej partii towarów, czy też pieniądze pochodzą ze sprzedaży prywatnego samochodu?

Równie problematyczne jest rozliczanie przychodów z tytułu różnic kursowych oraz odsetek od lokat. W obu tych przypadkach zachodzi konieczność rozdzielania operacji firmowych od transakcji mających charakter osobisty, co w praktyce bywa po prostu bardzo uciążliwe.

Zawiłe rozliczanie odsetek

Odsetki od środków na lokatach utrzymywanych w związku z działalnością gospodarczą stanowią przychód, który przedsiębiorca musi samodzielnie rozliczyć ze skarbówką.

Nie ma jednak tego obowiązku w odniesieniu do odsetek pochodzących z prywatnego depozytu (ponieważ w takich przypadkach to bank pobiera 19% zryczałtowany podatek dochodowy i przekazuje należność do urzędu skarbowego). Jeżeli więc odsetki z firmowej lokaty trafią na rachunek osobisty przedsiębiorcy, zostaną potraktowane jako przychód osoby prywatnej i opodatkowane podatkiem od zysków kapitałowych.

Oddzielenie rachunku prywatnego od służbowego wiąże się w tym przypadku nie tyle z obowiązkiem, co z korzyścią finansową dla podatnika-przedsiębiorcy (unika on w ten sposób podwójnego opodatkowania).

Różnice kursowe

Prywatnie podatnik nie rozlicza wpływów z tytułu różnic kursowych, musi to jednak robić w ramach przedsiębiorstwa (dodatnie różnice kursowe zwiększają bowiem przychód firmy, natomiast ujemne - koszt uzyskania przychodu).

Oba rodzaje różnic kursowych muszą znaleźć odzwierciedlenie w Księdze Przychodów i Rozchodów i być należycie udokumentowane za pomocą wyciągu z konta bankowego z datą zaksięgowania danej transakcji.

Jednak bank prowadzący konto osobiste nie zaznacza przy przelewach, czy są one służbowe czy prywatne. Jeżeli więc przedsiębiorca w tym samym dniu kupi buty dla córki w zagranicznym sklepie internetowym i zapłaci za towar kontrahentowi w Szwecji (przy czym obie płatności będą się wiązały z przewalutowaniem transakcji) - trudno będzie mu na podstawie wyciągu wykazać, która z tych operacji miała charakter biznesowy.

Reasumując, firmowe konto bankowe daje rzetelny wgląd w strukturę przychodów i wydatków firmy. Umożliwia oddzielenie budżetu domowego od finansów przedsiębiorstwa, ułatwia prowadzenie księgowości i - co najważniejsze - pozwala uniknąć wielu problemów z fiskusem.

Problemy w razie egzekucji komorniczej

Warto wspomnieć o jeszcze jednym argumencie przemawiającym za rozdzieleniem konta osobistego od firmowego rachunku. Jak wiemy, w przypadku problemów ze spłatą zadłużenia komornik ma prawo zająć nam konto. O ile jednak rachunki osób fizycznych mają przywilej kwoty wolnej od zajęcia (do wysokości trzykrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw), o tyle rachunków firmowych ta zasada nie dotyczy.

Może więc się zdarzyć, iż na polecenie komornika bank odetnie nam dostęp do wszystkich posiadanych środków, traktując ROR jako konto firmowe (zwłaszcza jeśli analiza przeprowadzanych transakcji wykaże, że wykorzystywaliśmy rachunek niezgodnie z regulaminem).

Dostęp do przydatnych funkcjonalności

Warto jednak, poza wspomnianymi wyżej aspektami, wziąć pod uwagę także korzyści wynikające z posiadania konta firmowego. Tego typu rachunki oferują bowiem różne przydatne usługi, które mogą nam ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej.

Wśród dodatkowych rozwiązań dedykowanych firmom znajdują się np. ubezpieczenia zapewniające pomoc techniczną, drogową i medyczną, rachunki lokacyjne, pomocnicze, oszczędnościowe i walutowe (często prowadzone na preferencyjnych warunkach) oraz bogata oferta produktów kredytowych.

Oczywiście osoby, które dopiero rozpoczynają przygodę z biznesem, mniejszą uwagę zwracają na udogodnienia oferowane przez banki, o wiele większą - na opłaty związane z prowadzeniem konta. W powszechnym mniemaniu koszt obsługi firmowych rachunków jest znacznie wyższy niż prywatnych ROR-ów. Jednak… czy ta opinia zawsze odpowiada prawdzie? Otóż niekoniecznie.

Czy konto firmowe jest zawsze droższe od osobistego?

Banki toczą batalię o klienta biznesowego, ponieważ to właśnie firmy obracają dużą gotówką, zaciągają wysokie kredyty czy korzystają z większych debetów w kontach. Efektem tej walki jest zróżnicowana oferta, w której obok kont dość drogich, za które zapłacisz kilkadziesiąt złotych miesięcznie, możesz znaleźć rachunki praktycznie bezpłatne (lub darmowe po spełnieniu prostych warunków, np. wykonanie jednego przelewu do ZUS w miesiącu).

Reasumując, zakładając firmowy rachunek, nie zawsze jesteś skazany na wysokie opłaty. Niekiedy wystarczy poświęcić trochę czasu na porównanie parametrów różnych kont biznesowych, aby znaleźć całkiem niedrogą ofertę odpowiadającą Twoim potrzebom.

Podsumowanie

Obecnie osoby prowadzące działalność gospodarczą nie muszą posiadać firmowego rachunku bankowego. Aby opłacać należne świadczenia, przyjmować wpływy, odbierać nadpłaty podatków, mogą posługiwać się kontem osobistym.

Niemniej to rozwiązanie ma kilka istotnych minusów, z których warto zdawać sobie sprawę. Wystarczy, że Twoi kontrahenci będą opłacać faktury, korzystając z mechanizmu podzielonej płatności, a możesz mieć problemy z odbiorem należności (bo płatność zostanie przez bank odrzucona). Co więcej, mimowolnie wpędzisz w kłopoty również swoich nabywców, którzy nie otrzymają z powrotem całej kwoty (część z niej trafi na ich rachunek Vat-owski i nie będzie mogła być wykorzystana w bieżącej działalności firmy).

To nie wszystko. Brak firmowego konta może utrudnić Ci prowadzenie księgowości, skutkować bałaganem informacyjnym i rozluźnieniem dyscypliny finansowej. Może stać się też źródłem niepotrzebnych komplikacji w przypadku egzekucji komorniczej lub kontroli skarbowej.

Co zatem wybrać? Konto osobiste czy firmowy rachunek? Biorąc pod uwagę plany Ministerstwa Finansów i skutki związane z wprowadzeniem split payment oraz białej listy, odpowiedź na to pytanie wydaje się prosta. W świetle nowych przepisów prywatny ROR wykorzystywany dla celów gospodarczych może okazać się kiepskim pomysłem.

Być może czynnikiem, który powstrzymywał Cię do tej pory przed założeniem rachunku firmowego, była obawa przed wysokimi kosztami. Jest faktem, że w wielu bankach prowadzenie biznesowego konta jest znacznie droższe niż obsługa prywatnego ROR-u. Nie jest to jednak bezwzględną regułą – są również instytucje, które oferują naprawdę tanie rachunki z dostępem do wielu przydatnych funkcjonalności. Nie jesteś więc skazany na wysokie opłaty, wystarczy dobrze poszukać. Sprawdź nasz ranking kont firmowych i sam oceń poszczególne propozycje.