Dylematy przedsiębiorcy: konto firmowe czy konto osobiste?

Dylematy przedsiębiorcy: konto firmowe czy konto osobiste?

Czy konto osobiste może być używane do celów związanych z działalnością gospodarczą? Jakie konsekwencje powoduje korzystanie z prywatnego ROR-u do rozliczeń związanych z prowadzeniem firmy? Staramy się odpowiedzieć na oba te pytania i przedstawić argumenty przemawiające za rozdzieleniem obu typów rachunku.

Czy każdy przedsiębiorca musi posiadać konto?

Zacznijmy od kwestii prawnych. Wiele osób jest przekonanych, że każdy podmiot gospodarczy – niezależnie od skali prowadzonej działalności – powinien dysponować odrębnym rachunkiem płatniczym. Tymczasem posiadanie konta w banku jest obowiązkowe jedynie dla określonej grupy przedsiębiorców. Artykuł 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wskazuje na dwa konkretne przypadki, które zmuszają przedsiębiorców do otwarcia rachunku bankowego.

Obecnie posiadanie konta jest obligatoryjne, gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. zł.

Mówiąc innymi słowy, przedsiębiorca musi dziś założyć konto bankowe tylko wtedy, gdy prowadzi rozliczenia z innym przedsiębiorcą, a wartość przeprowadzanych przez niego transakcji przewyższa 15 tysięcy złotych. Dla pozostałych właścicieli firm posiadanie rachunku jest kwestią wyboru, a nie prawnego przymusu. Co więcej, żadna ustawa nie precyzuje, że musi być to odrębne konto firmowe.

Czekają nas nowe regulacje prawne?

Jednak już niedługo ta sytuacja może się zmienić. Z wywiadu udzielonego portalowi alebank.pl przez Tadeusza Białka, Dyrektora Zespołu Prawno-Legislacyjnego w Związku Banków Polskich, wynika, że obecnie trwają prace nad projektem, który ma wprowadzić obowiązek posiadania konta firmowego przez wszystkich przedsiębiorców bez wyjątku. Co więcej, każdy właściciel firmy będzie musiał zgłosić numer rachunku do specjalnego rejestru prowadzonego przez urzędy skarbowe, a za podanie numeru konta osobistego zamiast numeru rachunku biznesowego będą mu groziły sankcje (nie wiadomo na razie, jakiego rodzaju). Rozważany jest np. brak możliwości odliczania kosztów związanych z prowadzoną działalnością bądź kara pieniężna.

Jawny i dostępny dla każdego rejestr numerów kont firmowych ma wyeliminować problemy z płatnościami split payment i zapobiegać oszustwom polegającym na otwieraniu kont na tzw. słupa.

Banki i fiskus solidarnie mówią nie

Już teraz fiskus patrzy niechętnym okiem na wykorzystywanie osobistych rachunków do operacji związanych z działalnością gospodarczą. Także banki starają się ograniczać tego typu praktyki. Przykładowo, w regulaminie mBanku możemy znaleźć następujące zastrzeżenie: „konta osobiste nie mogą być wykorzystywane przez posiadacza rachunku do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej”. Także Nest Bank w swoim regulaminie podkreśla, że „otwiera i prowadzi rachunki dla klientów indywidualnych na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą”. Podobne zapisy możemy znaleźć we wszystkich instytucjach finansowych.

Teoretycznie złamanie tego zakazu przez posiadacza konta powinno skutkować wypowiedzeniem umowy. Jednak do tej pory banki przymykały oko na takie praktyki i rzadko rozstawały się z „nieposłusznym” klientem. Częściej stosowały subtelne metody nacisku, np. wprowadzały opłaty dla klientów indywidualnych za przelewy do ZUS i Urzędów Skarbowych (np. posiadacze kont osobistych w Toyota Banku za taki przelew płacili 5 zł, natomiast w przypadku kont firmowych opłata wynosiła 3 zł).

Jednak wraz z wprowadzeniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment) banki zyskały nowy oręż. Dodajmy w tym miejscu – wyjątkowo skuteczny.

Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?

Przypomnijmy, że od 1 lipca 2018 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z mechanizmu split payment. Polega on na podziale płatności z faktury VAT (w złotych) w taki sposób, że wartość netto trafia na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub usługodawcy, natomiast kwota podatku VAT - na specjalnie utworzone konto techniczne, znajdujące się pod nadzorem fiskusa. Podatnik ma możliwość dysponowania tymi środkami, jednak ze sporymi ograniczeniami. Możliwe jest bowiem ich użycie jedynie do zapłaty zobowiązań z tytułu VAT do urzędu skarbowego bądź uregulowania VAT naliczonego na fakturze otrzymanej od kontrahenta.

Zgodnie z nowymi przepisami mechanizmem podzielonej płatności objęte są jedynie konta firmowe - prywatne ROR-y nie mogą mieć otwartego rachunku vat-owskiego. Jeśli więc przedsiębiorca posługuje się kontem osobistym dla celów gospodarczych, nie będzie mógł skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności. Mało tego – będzie musiał również liczyć się z sytuacją, że nie otrzyma zapłaty za sprzedany towar lub usługę. Jeśli bowiem jego kontrahent opłaci fakturę przelewem split payment, bank będzie musiał taką płatność odrzucić. W takim przypadku wróci ona do przesyłającego pieniądze, przy czym kwota odpowiadająca wartości VAT trafi bezpośrednio na rachunek VAT nabywcy, a pozostała wartość na jego rachunek rozliczeniowy.

Reasumując, problem będzie miała zarówno firma posługująca się prywatnym ROR-em, jak i jej kontrahent korzystający z mechanizmu podzielonej płatności. Ta pierwsza może skończyć ze stosem niezapłaconych faktur, ten drugi – nie dość, że będzie nadal zalegał z płatnością, to dodatkowo straci dostęp do środków zablokowanych na rachunku VAT. W konsekwencji oba przedsiębiorstwa mogą mieć problemy z płynnością finansową.

Dodatkowe argumenty przemawiające za kontem firmowym

Można także wskazać kilka innych powodów przemawiających za posiadaniem rachunku dedykowanego wyłącznie przedsiębiorcom. Przyjrzyjmy się więc pozostałym argumentom.

Porządek w papierach

Konto biznesowe pozwala na utrzymanie porządku w finansach firmy i oddzielenie ich od finansów osobistych. Zdecydowanie ułatwia prowadzenie księgowości, np. pozwala na szybką klasyfikację wpływów i wydatków. W przypadku kont osobistych wykorzystywanych do celów gospodarczych trudno nieraz jednoznacznie dociec, które z nich są prywatne, a które firmowe. Czy zakup materiałów biurowych należy zaksięgować jako koszt firmy, czy jest to prywatny wydatek przedsiębiorcy, który kupił dziecku przybory do szkoły? Czy kwota 12 tys. pojawiająca się po stronie przychodów wynika ze sprzedaży większej partii towarów, czy też pieniądze pochodzą ze sprzedaży prywatnego samochodu?

Równie problematyczne jest rozliczanie przychodów z tytułu różnic kursowych oraz odsetek od lokat. W obu tych przypadkach zachodzi konieczność rozdzielania operacji firmowych od transakcji mających charakter osobisty, co w praktyce bywa po prostu bardzo uciążliwe.

Zawiłe rozliczanie odsetek

Odsetki od środków na lokatach utrzymywanych w związku z działalnością gospodarczą stanowią przychód, który przedsiębiorca musi samodzielnie rozliczyć ze skarbówką.

Nie ma jednak tego obowiązku w odniesieniu do odsetek pochodzących z prywatnego depozytu (ponieważ w takich przypadkach to bank pobiera 19% zryczałtowany podatek dochodowy i przekazuje należność do urzędu skarbowego). Jeżeli więc odsetki z firmowej lokaty trafią na rachunek osobisty przedsiębiorcy, zostaną potraktowane jako przychód osoby prywatnej i opodatkowane podatkiem od zysków kapitałowych.

Oddzielenie rachunku prywatnego od służbowego wiąże się w tym przypadku nie tyle z obowiązkiem, co z korzyścią finansową dla podatnika-przedsiębiorcy (unika on w ten sposób podwójnego opodatkowania).

Różnice kursowe

Prywatnie podatnik nie rozlicza wpływów z tytułu różnic kursowych, musi to jednak robić w ramach przedsiębiorstwa (dodatnie różnice kursowe zwiększają bowiem przychód firmy, natomiast ujemne - koszt uzyskania przychodu).

Oba rodzaje różnic kursowych muszą znaleźć odzwierciedlenie w Księdze Przychodów i Rozchodów i być należycie udokumentowane za pomocą wyciągu z konta bankowego z datą zaksięgowania danej transakcji.

Jednak bank prowadzący konto osobiste nie zaznacza przy przelewach, czy są one służbowe czy prywatne. Jeżeli więc przedsiębiorca w tym samym dniu kupi buty dla córki w zagranicznym sklepie internetowym i zapłaci za towar kontrahentowi w Szwecji (przy czym obie płatności będą się wiązały z przewalutowaniem transakcji) - trudno będzie mu na podstawie wyciągu wykazać, która z tych operacji miała charakter biznesowy.

Reasumując, firmowe konto bankowe daje rzetelny wgląd w strukturę przychodów i wydatków firmy. Umożliwia oddzielenie budżetu domowego od finansów przedsiębiorstwa, ułatwia prowadzenie księgowości i - co najważniejsze - pozwala uniknąć wielu problemów z fiskusem.

Problemy w razie egzekucji komorniczej

Warto wspomnieć o jeszcze jednym argumencie przemawiającym za rozdzieleniem konta osobistego od firmowego rachunku. Jak wiemy, w przypadku problemów ze spłatą zadłużenia komornik ma prawo zająć nam konto. O ile jednak rachunki osób fizycznych mają przywilej kwoty wolnej od zajęcia (do wysokości trzykrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw), o tyle rachunków firmowych ta zasada nie dotyczy.

Może więc się zdarzyć, iż na polecenie komornika bank odetnie nam dostęp do wszystkich posiadanych środków, traktując ROR jako konto firmowe (zwłaszcza jeśli analiza przeprowadzanych transakcji wykaże, że wykorzystywaliśmy rachunek niezgodnie z regulaminem).

Dostęp do przydatnych funkcjonalności

Warto jednak, poza wspomnianymi wyżej aspektami, wziąć pod uwagę także korzyści wynikające z posiadania konta firmowego. Tego typu rachunki oferują bowiem różne przydatne usługi, które mogą nam ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej.

Wśród dodatkowych rozwiązań dedykowanych firmom znajdują się np. ubezpieczenia zapewniające pomoc techniczną, drogową i medyczną, rachunki lokacyjne, pomocnicze, oszczędnościowe i walutowe (często prowadzone na preferencyjnych warunkach) oraz bogata oferta produktów kredytowych. W niektórych bankach posiadacze kont firmowych mogą skorzystać z jeszcze bardziej wyrafinowanych rozwiązań.

Przykłady dodatkowych usług dla biznesu

Nazwa banku

Dodatkowe usługi dla posiadaczy rachunków firmowych

ING Bank Śląski

Platforma Aleo - bezpłatna internetowa platforma handlowa dla firm. Umożliwia m.in. prowadzenie własnego sklepu internetowego B2B, wysyłanie elektronicznych zapytań ofertowych, organizację aukcji zakupowych i sprzedażowych, porównywanie ofert itp.

Idea Bank

Idea Hub (przestrzeń coworkingowa), mobilne wpłatomaty, Idea Cloud – bankowość elektroniczna, w której można zarządzać finansami, wystawić faktury, przechowywać ważne dokumenty, uzyskać kredyt, zamówić mobilny wpłatomat itd.

Raiffeisen Polbank

Platforma wymiany walut R-Dealer – bezpłatna usługa umożliwiająca wymianę walut na atrakcyjnych warunkach, przeglądanie informacji rynkowych oraz inwestowanie środków na lokacie terminowej.

mBank

Platforma mikroFirmy.pl - umożliwia rejestrację działalności gospodarczej i założenie konta w jednym formularzu, oferuje także kreator stron www i program do prowadzenia księgowości przez Internet (usługa bezpłatna przez 6 miesięcy).

PKO BP

Platforma do prowadzenia księgowości on-line (bezpłatna przez 6 miesięcy), iPKO dealer – darmowa platforma wymiany walut (klient może wymieniać waluty po kursach negocjowanych).

Oczywiście osoby, które dopiero rozpoczynają przygodę z biznesem, mniejszą uwagę zwracają na udogodnienia oferowane przez banki, o wiele większą - na opłaty związane z prowadzeniem konta. W powszechnym mniemaniu koszt obsługi firmowych rachunków jest znacznie wyższy niż prywatnych ROR-ów. Jednak… czy ta opinia zawsze odpowiada prawdzie? Otóż niekoniecznie.

Czy konto firmowe jest zawsze droższe od osobistego?

Banki toczą batalię o klienta biznesowego, ponieważ to właśnie firmy obracają dużą gotówką, zaciągają wysokie kredyty czy korzystają z większych debetów w kontach. Efektem tej walki jest zróżnicowana oferta, w której obok kont dość drogich, za które zapłacisz kilkadziesiąt złotych miesięcznie, możesz znaleźć rachunki praktycznie bezpłatne (lub darmowe po spełnieniu prostych warunków, np. wykonanie jednego przelewu do ZUS w miesiącu). Przykładowo, posiadacze BIZnest Konta w Nest Banku - podobnie jak właściciele prywatnych ROR-ów - są zwolnieni z opłaty za prowadzenie konta i obsługę karty. Nie zapłacą również za internetowe przelewy Eliksir i SEPA oraz wypłaty z krajowych bankomatów. Jedyną różnicą są przelewy natychmiastowe (dla kont firmowych opłata wynosi 5, dla kont osobistych - 1 zł) oraz przelewy SORBNET (40/15).

Przykładowe opłaty za konto osobiste i rachunek firmowy w 3 bankach

Nazwa banku

Konto osobiste

Konto firmowe

Raiffeisen Polbank

Prowadzenie konta – 0 zł;

Obsługa karty – 6 zł dla karty MasterCard, (opłaty nie można uniknąć), 3 zł dla karty Visa - prowizji można uniknąć, dokonując jednej transakcji kartą w miesiącu;

Prowadzenie konta - 0 zł;

Obsługa karty - 0 zł;

Idea Bank

Prowadzenie konta – 0 zł

Obsługa karty – 0 zł

Prowadzenie konta – 0 zł

Obsługa karty - 4,99 zł za obsługę karty/miesiąc. Opłaty można uniknąć wykonując transakcje bezgotówkowe na kwotę nie niższą niż 400 zł lub dokonując wpłatę we wpłatomacie na kwotę min. 1000 zł;

Inteligo

Prowadzenie konta – 0 zł

Obsługa karty – 4 zł. Opłaty można uniknąć dokonując w ciągu miesiąca transakcje na przynajmniej 99,99 zł .

Prowadzenie konta – 0 zł

Obsługa karty – 4 zł. Opłaty można uniknąć dokonując w ciągu miesiąca transakcje na przynajmniej 100 zł.

Reasumując, zakładając firmowy rachunek nie zawsze jesteś skazany na wysokie opłaty. Niekiedy wystarczy poświęcić trochę czasu na porównanie parametrów różnych kont biznesowych, aby znaleźć całkiem niedrogą ofertę odpowiadającą Twoim potrzebom.

Podsumowanie

Obecnie osoby prowadzące działalność gospodarczą nie muszą posiadać firmowego rachunku bankowego. Aby opłacać należne świadczenia, przyjmować wpływy, odbierać nadpłaty podatków, mogą posługiwać się kontem osobistym.

Niemniej to rozwiązanie ma kilka istotnych minusów, z których warto zdawać sobie sprawę. Wystarczy, że Twoi kontrahenci będą opłacać faktury, korzystając z mechanizmu podzielonej płatności, a możesz mieć problemy z odbiorem należności (bo płatność zostanie przez bank odrzucona). Co więcej, mimowolnie wpędzisz w kłopoty również swoich nabywców, którzy nie otrzymają z powrotem całej kwoty (część z niej trafi na ich rachunek Vat-owski i nie będzie mogła być wykorzystana w bieżącej działalności firmy).

To nie wszystko. Brak firmowego konta może utrudnić Ci prowadzenie księgowości, skutkować bałaganem informacyjnym i rozluźnieniem dyscypliny finansowej. Może stać się też źródłem niepotrzebnych komplikacji w przypadku egzekucji komorniczej lub kontroli skarbowej.

Co zatem wybrać? Konto osobiste czy firmowy rachunek? Biorąc pod uwagę plany Ministerstwa Finansów i skutki związane z wprowadzeniem split payment, odpowiedź na to pytanie wydaje się prosta. W świetle nowych przepisów prywatny ROR wykorzystywany dla celów gospodarczych może okazać się kiepskim pomysłem.

Być może czynnikiem, który powstrzymywał Cię do tej pory przed założeniem rachunku firmowego, była obawa przed wysokimi kosztami. Jest faktem, że w wielu bankach prowadzenie biznesowego konta jest znacznie droższe niż obsługa prywatnego ROR-u. Nie jest to jednak bezwzględną regułą – są również instytucje, które oferują naprawdę tanie rachunki z dostępem do wielu przydatnych funkcjonalności - nie jesteś więc wszędzie skazany na wysokie opłaty, wystarczy dobrze poszukać. Sprawdź nasz ranking kont firmowych i sam oceń poszczególne propozycje.

Z ostatniej chwili

  • 13.11.2018 15:58

    Macie ochotę na coś smacznego? Santander proponuje 100 zł do wykorzystania na Pyszne.pl za założenie Konta Jakie Chcę z usługami online i kartą debetową.  

  • 9.11.2018 11:08

    Nawet 800 zł na rozwój swojej firmy możesz zdobyć w promocjach w BGŻ BNP Paribas. Warto skorzystać, jeśli Twoja firma potrzebuje promowanych produktów.

  • 8.11.2018 18:26

    W nowej edycji promocji OKO w ING ponownie można zyskać 2,5% przez 4 miesiące.

  • 8.11.2018 17:43

    Kolejna okazja z Masterpass: za zakupy na shumee.pl na min. 50 zł można otrzymać aż 20 zł rabatu. Szczegóły.

  • 6.11.2018 19:00

    Wystarczy, że za zakupy w sklepie internetowym merlin.pl zapłacicie Masterpassem, a otrzymacie 15 zł rabatu. Zamawiajcie - korzystajcie.

  • 6.11.2018 11:41

    Wraz z otwarciem konta 360° w Banku Millennium i spełnienie kilku prostych warunków można zyskać 200 zł premii oraz 6 biletów do Multikina.

  • 5.11.2018 17:54

    Odwiedzasz sklep internetowy empik.com. Zamawiasz przydatne Ci produkty za min. 60 zł. Płacisz Blikiem. Dostajesz 10 zł na następne zakupy.

  • 5.11.2018 10:01

    50 zł to nagroda, jaką Alior Bank oferuje za skuteczne polecenie swojego kantoru walutowego. Warunki nie są trudne, więc warto sięgnąć po tę premię.

  • 2.11.2018 15:27

    Nowe konto oszczędnościowe w ofercie Idea Banku: na Koncie Idealnie Prostym zyskać można do 3,2% w skali roku dla środków do 20 tys.

  • 2.11.2018 15:11

    W II edycji programu poleceń Getin Banku ponownie do zgarnięcia jest 500 zł za polecanie rachunku oraz 50 zł dla nowego klienta.

Pominęliśmy coś ważnego? Napisz do nas!

Wiadomości

Ta strona korzysta z ciasteczek. Dalsze korzystanie z serwisu oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Więcej szczegółów w polityce prywatności.