Konta i promocje bankowe – Najlepszekonto.pl

My analizujemy konta bankowe. Ty je wybierasz.

Konta i promocje bankowe – Najlepszekonto.pl

Jak założyć firmę przez Internet i co będzie do tego potrzebne

Jak założyć firmę przez Internet i co będzie do tego potrzebne
Źródło: @Rymden/Adobe Stock
Spis treści

Zakres formalności, jakie trzeba dopełnić, by móc rozpocząć działalność gospodarczą, jest bardzo różny, zależy od branży, w której będziesz działał. Często konieczne jest odpowiednie zaadaptowanie lokalu, by spełniał wymogi sanitarne czy przeciwpożarowe, zgromadzenie specjalistycznego sprzętu i zatrudnienie wykwalifikowanego personelu. Niekiedy może być wymagane zdobycie określonego certyfikatu. Wszystkie te „praktyczne” działania możesz rozpocząć z pewnym wyprzedzeniem, jeszcze zanim dopełnisz formalności, czyli zarejestrujesz swoją firmę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Przed laty rejestr przedsiębiorców prowadziły urzędy gmin, do których trzeba się było udać ze stosownym wnioskiem. Konieczne też było powiadomienie o rozpoczęciu działalności gospodarczej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, urzędu skarbowego, a także Głównego Urzędu Statystycznego. Wszędzie czekały dokumenty do wypełnienia, zaświadczenia do odebrania.

Na szczęście te czasy odeszły już do przeszłości. Teraz wszystko możesz załatwić w dogodnym dla siebie miejscu i czasie, korzystając z bankowości internetowej wybranego banku.

Na czym polega zakładanie działalności gospodarczej online?

Dokładnie na tym samym, co dawniej musiałeś zrobić, odwiedzając urzędy – na dopełnieniu wszelkich wymaganych formalności. Tyle tylko, że teraz (niemal) wszystko załatwisz na jednym wniosku, a system prześle niezbędne informacje do poszczególnych instytucji, które zwrotnie potwierdzą ich otrzymanie, przekażą ważne dla Ciebie informacje (szczegóły znajdziesz poniżej).

Cały proces jest prosty, szybki i bezstresowy, odbywa się z wykorzystaniem bezpłatnego Profilu Zaufanego (podpis elektroniczny służący do uwierzytelniania dokumentów/wniosków w kontaktach z administracją publiczną, nie ma potrzeby posiadania płatnego i trudnego do uzyskania Podpisu Kwalifikowanego).

Działalność gospodarczą możesz założyć przez Internet, jeżeli:
• posiadasz pełną zdolność do czynności prawnych;
• masz polskie obywatelstwo i mieszkasz w Polsce (jesteś polskim rezydentem);
• posiadasz ważny dowód osobisty;
• nie został wobec Ciebie orzeczony sądowy zakaz prowadzenia działalności gospodarczej;
• nie masz jeszcze firmy zarejestrowanej w CEIDG (podmioty, których działalność jest zawieszona, traktowane są jako istniejące w bazie).

Zakładanie firmy przez bank – czy to dobry pomysł?

Zdecydowanie tak, gdyż za jednym zamachem załatwisz dwie sprawy: założysz działalność gospodarczą i otworzysz rachunek firmowy potrzebny do jej prowadzenia. Jeśli otworzysz firmę przez Internet, ale nie za pośrednictwem banku, będziesz musiał w osobnym procesie uruchomić konto bankowe, a potem jeszcze doprowadzić do wpisania jego numeru do CEIDG. Po co więc masz na to tracić czas, zdecydowanie lepiej konto firmowe uruchomić podczas zakładania działalności gospodarczej, zwłaszcza, że często przy okazji możesz otrzymać od banku jakiś bonus.

Co prawda nie ma formalnego wymogu, by każda firma posiadała dedykowany rachunek, ale obowiązujące przepisy w wielu przypadkach wymuszają rozdzielenie finansów osobistych od firmowych, by w ten sposób utrudnić udział w machinacjach podatkowych. Warto w tym miejscu wspomnieć o białej liście podatników VAT oraz o mechanizmie podzielonej płatności.

Wspomniana lista to elektroniczny wykaz podmiotów gospodarczych prowadzących działalność, wraz z informacją o ich statusie podatnika VAT i numerach posiadanych rachunków bankowych. Transakcje o wartości przekraczającej 15 tys. zł zrealizowane na rachunki nie figurujące na białej liście podatników VAT nie mogą być zaliczone w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Co więcej, dokonanie płatności na konto spoza listy, niezależnie od kwoty, oznacza solidarną odpowiedzialność dostawcy za niezapłacenie podatku VAT przez kontrahenta.

Mechanizm podzielonej płatności, tzw. split payment, który dotyczy firm z określonych branż, oznacza z kolei, że bank odbiorcy przelewu dzieli go na “należność główną” (kwota netto), która trafia na rachunek firmowy i podatek VAT, który jest przekazywany na specjalne konto.

Krótko mówiąc, posiadanie rachunku firmowego jest korzystne, pokazuje Twoją firmę jako solidnego partnera i powoli staje się wręcz niezbędne do efektywnego prowadzenia biznesu.

Jak założyć firmę przez Internet – na początek wiele rzeczy do przemyślenia

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku o zarejestrowanie firmy w CEIDG, musisz gruntownie przemyśleć wiele kwestii:

  • jaka będzie data rozpoczęcia działalności? Od tego dnia będzie na Tobie ciążył obowiązek opłacenia ubezpieczeń społecznych ZUS lub KRUS. Powinieneś wiedzieć, że przepisy pozwalają na zaliczenie w koszty uzyskania przychodu niektórych wydatków poczynionych przed uruchomieniem firmy, ale muszą być one udokumentowane.
  • jaki będzie adres firmy? Pamiętaj, że musisz posiadać tytuł prawny do lokalu/i (np. akt własności, umowa najmu) podanych we wniosku. Adres firmy może być różny od miejsca faktycznego prowadzenia działalności.
    W przypadku, gdy firma będzie zarejestrowana w Twoim mieszkaniu/domu, to w koszty działalności będziesz mógł zaliczyć część wydatków na prąd, ogrzewanie, czynsz. Na ogół ustala się to w ujęciu procentowym powierzchni „pokoju firmowego” w stosunku do wielkości całego lokalu.
    ​​​​​​​Uwaga: przy wskazywaniu urzędu skarbowego, któremu będzie podlegała firma, decydujące znaczenie ma adres zamieszkania jej właściciela.
  • jaką wybrać formę opodatkowania działalności, czyli sposób rozliczeń z fiskusem (ryczałt, karta podatkowa, podatek na zasadach ogólnych czy podatek liniowy)? Pamiętaj, że ma to przełożenie na możliwość zaliczenia w koszty działalności wydatków. Jeśli Twoja firma nie będzie generowała wielu kosztów, ale będziesz osiągał wysokie przychody, to korzystniejszy będzie dla Ciebie podatek liniowy, gdyż nie wpadniesz w wyższy próg podatkowy.
  • w jakiej formie będziesz wpłacał zaliczki na podatek dochodowy, co miesiąc, czy raz na kwartał?
  • rodzaj prowadzonych dokumentów finansowych (książka przychodów i rozchodów, księgi handlowe, inne ewidencje)?
  • kto będzie prowadził Twoją księgowość – Ty sam, czy może wybrane biuro rachunkowe? To ważna decyzja, gdyż wiąże się z odpowiedzialnością za ewentualne błędy w prowadzeniu dokumentacji. Konsekwencje pomyłek będziesz ponosił Ty lub biuro rachunkowe, z którym nawiążesz współpracę dotyczącą prowadzenia księgowości (zwróć uwagę czy zapis na ten temat jest w umowie). Na dodatek we wniosku o rejestrację firmy musisz wskazać miejsce przechowywania dokumentów księgowych.
  • jak będzie brzmiała nazwa firmy, także ta skrócona? Dobrze jest pomyśleć perspektywicznie i wybrać nazwę, która będzie pasowała do firmy niezależnie od jej wielkości, nie będzie kłopotów z jej wymówieniem (także przez obcokrajowców) czy umieszczeniem na lokalu firmowym i wizytówkach, czy innych elementach identyfikacji wizualnej.
  • jaki rodzaj działalności wpiszesz we wniosku, czyli jakiego kodu PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) użyjesz? Musisz wskazać główny przedmiot działania (tzw. przeważający rodzaj działalności) i możesz określić dowolną liczbę działań uzupełniających. Nie ma przeciwskazań, by wpisać ich jak najwięcej, dzięki czemu nie będziesz musiał się zastanawiać, czy usługa, którą masz wykonać, mieści się w przypisanym do Twojej działalności katalogu. W przypadku, gdy ciężko Ci wpasować swoją firmę do któregoś z kodów, wybierz kilka zbliżonych do tego, co zamierzasz robić.
  • z jakiego tytułu chcesz płacisz składki na ubezpieczenie społeczne: ZUS czy KRUS? Z pewnością wolałbyś uiszczać je według stawek dla KRUS, ale niestety mogą to robić osoby prowadzące określone rodzaje działalności gospodarczej związane z rolnictwem.

Nie można wystawiać faktury za usługi, które nie mieszczą się w obszarach objętych zadeklarowanymi kodami PKD. Gdyby urząd skarbowy stwierdził takie uchybienie, może uznać to za odmowę wykonania obowiązku statystycznego i skierować sprawę do sądu, który ma prawo ukarać przedsiębiorcę grzywną do 5000 zł.

​​​​​​​Pamiętaj, że w każdej chwili możesz zaktualizować wpis, dodając nowe PKD.
​​​​​​​Wybór odpowiedniego PKD może mieć znaczenie przy ubieganiu się o dotacje czy dofinansowanie. Bywa, że są one przeznaczone dla podmiotów z określonego regionu i prowadzących działalność związaną ze wskazanymi kodami PKD.

Odpowiedzi na powyższe pytania najlepiej zapisać, by nic Ci nie umknęło do chwili, gdy uznasz, że jesteś gotów, by wypełnić wniosek o zarejestrowanie działalności gospodarczej. Możesz to zrobić, przykładowo, w miejscu na notatki w poradniku przygotowanym przez Santander Bank Polska, zawierającym wskazówki przydatne przy zakładaniu firmy.

Założenie firmy przez Internet w Santander Bank Polska – krok po kroku

W tym banku zakładanie działalności gospodarczej online zaczynasz od założenia indywidualnego konta bankowego, co pozwoli na weryfikację Twojej tożsamości, stworzenie Profilu Zaufanego (jeśli jeszcze go nie posiadasz) i przyznanie Ci dostępu do bankowości Santander Internet.

Jeśli już współpracujesz z bankiem i korzystasz z jego bankowości elektronicznej, możesz od razu przejść do formalności związanych z zakładaniem firmy.

Wniosek o rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej oraz o założenie konta firmowego możesz złożyć na stronie banku.

W formularzu musisz podać swoje dane osobowe, informacje na temat zakładanej firmy (m.in. związane z formą opodatkowania i wybranymi zasadami prowadzenia rachunkowości) a także wpisać informacje potrzebne do otwarcia rachunku firmowego (m.in. wybrać kartę, zaznaczyć niezbędne oświadczenia).

Jeżeli masz pytania o przepisy dotyczące zakładania firmy lub nie wiesz, jak wypełnić wniosek, możesz skorzystać ze specjalnej infolinii księgowej inFakt czynnej od 7:00 do 22:00. Numer telefonu znajdziesz na wniosku w bankowości internetowej Santandera. Infolinia działa w dni robocze od 7:00 do 22:00. Konsultant wyjaśni Ci wszelkie kwestie prawne i w razie potrzeby pomoże wypełnić formularz.

W kolejnym kroku potwierdź chęć wysłania wniosku kodem sms otrzymanym z banku. Tą samą drogą, a także w wiadomości e-mail, otrzymasz z CEIDG informację zwrotną o:

  • zarejestrowaniu Twojej firmy;
  • nadanych jej numerach NIP i REGON;

Wkrótce potem wspomnianymi wyżej kanałami kontaktu dostaniesz z Santandera wiadomość zawierającą numer Twojego rachunku firmowego, login i hasło do bankowości Mini Firma.

Wypełnienie wniosku zajmuje kilka minut, potem jest on przetwarzany od kilku do kilkudziesięciu godzin w CEIDG. Jest to proces niezależny od banku, który otwiera konto firmowe automatycznie po otrzymaniu z CEIDG danych rejestrowych firmy. W sumie założenie jednoosobowej działalności gospodarczej przez Internet z Santanderem nie powinno zająć przyszłemu przedsiębiorcy dłużej niż 2-3 dni.

Potem pozostanie Ci jeszcze ewentualnie:

  • złożenie formularza ZZA w ZUS (dotyczy zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego osoby, która podlega tylko temu ubezpieczeniu, np. jest już zatrudniona na etacie);
  • formularza VAT-R w urzędzie skarbowym (dotyczy tylko osób, które muszą/chcą być podatnikami VAT).

Ze względów technicznych nie ma możliwości złożenia wniosku o rejestrację firmy każdego dnia między 20:00 a 23:59.

Gdyby Twój wniosek do CEIDG o zarejestrowanie działalności gospodarczej został odrzucony, to otrzymasz wiadomość z wyjaśnieniami. Jeśli uznasz je za niewystarczające, skorzystaj ze wskazówek zawartych na stronie Ministerstwa Rozwoju. W banku uzyskasz tylko informacje nt. dostępu do bankowości elektronicznej, wybranego rachunku firmowego.

Wznowienie/zawieszenie/zamknięcie działalności, jak również zmiana jej zakresu, nie mogą być dokonane za pośrednictwem banku, w tych sprawach musisz się skontaktować z urzędem gminy.

Uwaga: rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej z wykorzystaniem wniosku złożonego w bankowości elektronicznej wykonywana jest bezpłatnie. Osoby, które podają się za przedstawicieli CEIDG lub innych organów administracji i wysyłają przedsiębiorcom wezwania do zapłaty za rejestrację firmy online, to oszuści, nie wykonuj takich płatności.

Bonusy na dobry początek współpracy

Oszczędność czasu (za jednym zamachem rejestrujesz firmę i zakładasz konto firmowe) i nerwów (nie musisz nigdzie chodzić, stać w kolejkach) to nie jedyne zyski, jakie odniesiesz, decydując się na zakładanie firmy przez bank. Możesz jeszcze zdobyć pokaźne premie gotówkowe, otrzymać darmowe przez pewien czas konto bankowe albo pakiet usług na promocyjnych warunkach. Wszystko zależy od hojności i pomysłowości organizatorów dostępnych akurat promocji.

Konto Firmowe Godne Polecenia z oferty Santander Bank Polska niemal nieustannie objęte jest promocją na start, w której możesz zyskać w prosty sposób kilkaset złotych i zwolnienie na 24 miesiące z wielu opłat związanych z rachunkiem.

Bardzo często bank dorzuca do tego bonusy za aktywne korzystanie z jego produktów (np. karty płatniczej) przez kilka miesięcy. Co więcej, udział w tych akcjach możesz połączyć z organizowanymi okazjonalnie działaniami marketingowymi, w których czekają premie za sięgnięcie po terminal płatniczy albo szansa na wygranie atrakcyjnej nagrody w konkursie. Spójrz, co aktualnie jest do zdobycia:

Usługi przydatne w codziennej działalności

Myśląc o założeniu firmy, z pewnością zakładasz, że będzie ona działała przez wiele lat. W związku z tym premie za nawiązanie współpracy z bankiem zapewne uważasz za miły gest, ale przede wszystkim interesuje Cię, jak bank może Ci pomóc w codziennym prowadzeniu biznesu.

Kredyty, leasing, możliwość wymiany walut czy gwarancje bankowe to rzeczy, bez których trudno sobie wyobrazić współczesną bankowość, więc znajdują się one w ofercie niemal każdego banku.

Warto więc zwracać uwagę na mniej znane usługi, które są niezwykle przydatnych na co dzień, np. faktoring, możliwość korzystania z pieniędzy banku do wpłacenia wadium w przetargach publicznych czy pomoc instytucji finansowej w prowadzeniu windykacji. Te i kilka innych użytecznych usług związanych z Kontem Firmowym Godnym Polecenia z oferty Santandera opisaliśmy w analizie tego rachunku.

Wbrew pozorom zakładanie firmy przez Internet nie jest trudne

Być może czujesz się przytłoczony objętością tekstu, wielością różnorodnych informacji. Zwróć jednak uwagę, że znaczna część treści związana jest z pytaniami, na które musisz sobie odpowiedzieć, planując rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Kiedy rozwiążesz już te dylematy, musisz wybrać konto firmowe, które uważasz za najbardziej pasujące do rodzaju Twojej działalności i sprawdzić, czy oferujący je bank umożliwia założenie firmy przez Internet.

Jeśli tak, pozostanie Ci wypełnienie wniosku, wpisanie danych, które automatycznie pozwolą na uruchomienie rachunku firmowego dla Twojego biznesu. Naprawdę zajmie Ci to niewiele minut. Zaoszczędzony w ten sposób czas będziesz mógł przeznaczyć na planowanie działań promocyjnych. Powodzenia!