Jak wybrać konto? Wskazówki dla klientów instytucjonalnych

Zarówno podmioty prawne (np. fundacje, stowarzyszenia, kościoły, partie polityczne, komitety wyborcze), jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. wspólnoty mieszkaniowe) mogą korzystać ze standardowych usług banków, w tym również otwierać konta bankowe. W naszym tekście podpowiadamy, na jakie aspekty rachunku warto zwrócić uwagę i jak przygotować się do rozmowy z bankiem.

• Dość skromna oferta
• Konto firmowe zamiast dedykowanego rachunku
• O czym trzeba jeszcze pamiętać przed podpisaniem umowy?
• Podsumowanie

Nie tylko klienci indywidualni i przedsiębiorcy mogą posiadać konto w banku. Z rachunków bankowych może też korzystać bardzo zróżnicowana grupa podmiotów, często określana mianem klientów instytucjonalnych. Należą do nich m.in. spółdzielnie, organizacje społeczne, fundacje i stowarzyszenia, związki zawodowe, rady rodziców, partie polityczne, komitety wyborcze, biura poselskie, kościoły oraz związki wyznaniowe, a także jednostki samorządu terytorialnego.

Dość skromna oferta

W przypadku podmiotów prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej znalezienie konta uwzględniającego specyficzne potrzeby danej instytucji nie jest – niestety – prostym zadaniem. Przede wszystkim dlatego, że rachunki przeznaczone wyłącznie dla klientów instytucjonalnych znajdziemy w ofertach jedynie kilku banków.

Konto firmowe zamiast dedykowanego rachunku

W pozostałych instytucjach jesteśmy skazani na „zwykłe” rachunki firmowe, adresowane przede wszystkim dla przedsiębiorców. Niestety, także kont firmowych, z których mogą jednocześnie korzystać klienci instytucjonalni i biznesowi, jest na rynku stosunkowo niewiele. Do tego banki często nie informują na swoich stronach, jakie podmioty – poza osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą - mogą ubiegać się o otwarcie firmowego konta. W efekcie klient instytucjonalny musi poświęcić znacznie więcej czasu na ustalenie, czy w ogóle może otworzyć interesujący go rachunek niż – dajmy na to – drobny przedsiębiorca. Aby nieco ułatwić Wam to zadanie, w tabelce prezentujemy kilka takich rachunków.

Jak przygotować się do wyboru konta?

Załóżmy, że po przejrzeniu ofert w kilku bankach udało nam wybrać kilka rachunków, z których możemy potencjalnie skorzystać. Kolejną czynnością, którą powinniśmy zrobić, jest określenie naszych oczekiwań i potrzeb. Przykładowo – jeśli szukamy konta dla małej fundacji utrzymującej się z datków i darowizn, prawdopodobnie najważniejsze będą dla nas niskie koszty związane z prowadzeniem rachunku. W przypadku dużych wspólnot mieszkaniowych czynnikiem przesądzającym o wyborze konta mogą być zaawansowane usługi elektroniczne, umożliwiające kontrolę nad przepływem środków. Z kolei dla komitetów wyborczych decydującym aspektem może być koszt pomocniczych rachunków (ułatwiających dokonywanie wydatków w strukturach terenowych) lub uproszczone procedury udzielania kredytu.

Reasumując, zanim zdecydujemy się na konkretne konto, musimy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Jakie operacje bankowe nasza instytucja będzie wykonywała najczęściej?
• Z jakich innych produktów banku zamierzamy skorzystać (kredytów, rachunków lokacyjnych, ubezpieczeń, kont walutowych, obsługi przedsięwzięć współfinansowanych ze środków funduszy pomocowych UE itp.)?
• Które dodatkowe funkcjonalności rachunku są dla nas istotne (przykładowo: wieloosobowa akceptacja transakcji, zaawansowane usługi księgowe)?
• W jaki sposób nasza organizacja będzie zarządzała kontem (tradycyjnie w oddziale banku czy za pomocą bankowości elektronicznej)?
• Ile osób będzie miało dostęp do rachunku i jaki będzie zakres ich uprawnień?

W ten sposób sporządzimy listę najważniejszych kryteriów, na podstawie których będziemy oceniać poszczególne konta.

Na jakie opłaty należy zwrócić uwagę?

Najważniejszym aspektem, na jaki powinniśmy zwrócić uwagę, są koszty związane z obsługą rachunku. Jest jednak oczywiste, że dla różnych klientów instytucjonalnych ważne będą nieco inne opłaty.

Przykładowo: małe stowarzyszenie w pierwszej kolejności powinno przeanalizować prowizje za następujące usługi bankowe: transakcje kartą, subkonta, przelewy internetowe, zlecenia stałe, polecenia zapłaty, wypłaty/wpłaty gotówki (w bankomatach, wpłatomatach i oddziałach banku). Z kolei dla dużej wspólnoty mieszkaniowej najistotniejsze będą opłaty za przelewy zewnętrzne, koszt otwarcia i prowadzenia rachunku głównego i kont pomocniczych oraz prowizje za wpłaty gotówkowe dokonywane w placówce banku lub na poczcie (w tym ostatnim przypadku instytucja bierze pod uwagę dobro lokatorów, uiszczających w ten sposób comiesięczne opłaty).

Warto jednak wiedzieć, że w wielu bankach klienci instytucjonalni mogą skorzystać ze specjalnych pakietów, obejmujących różne produkty i usługi. Z reguły taki pakiet zawiera rachunek bieżący, rachunki pomocnicze, produkty oszczędnościowe (rachunki lokacyjne, lokaty overnight, lokaty długoterminowe), określony limit bezpłatnych przelewów w miesiącu oraz dostęp do różnych przydatnych funkcjonalności. Korzystanie z pakietu jest co prawda płatne, jednak w jego ramach mniej zapłacimy za poszczególne operacje lub wręcz uzyskamy zwolnienie z niektórych opłat.

Dla wielu klientów instytucjonalnych bardzo ważna jest możliwość skorzystania z zaawansowanych usług dodatkowych pozwalających na lepszą kontrolę nad przepływem pieniędzy. Są to przede wszystkim rozmaite funkcjonalności pozwalające na sprawną identyfikację płatników i szybkie zbiorcze księgowanie środków na rachunku (np. możliwość tworzenia "paczek" przelewów, wieloosobowa akceptacja poleceń, eksport list płac z systemów księgowych, raporty i zestawienia finansowe, wsparcie w tzw. miękkiej windykacji itp.).

W niektórych bankach usługi te możemy wykupić oddzielnie lub też skorzystać z abonamentu (identycznie jak w przypadku pakietów zapłacimy wówczas mniej za niektóre usługi i operacje, jednak co miesiąc musimy wnieść opłatę za abonament). Podpowiadamy w tym miejscu, że wysokość takich opłat abonamentowych znacznie się różni w poszczególnych bankach, warto więc dokładnie przyjrzeć się tym kosztom.

Na zakończenie jeszcze jedna praktyczna wskazówka – bywa, że banki umożliwiają klientom instytucjonalnym (zwłaszcza tym dużym) wynegocjowanie łagodniejszych warunków. Warto więc dopytać, które operacje i usługi podlegają negocjacjom, a następnie poprosić o sporządzenie indywidualnej oferty.

O czym trzeba jeszcze pamiętać przed podpisaniem umowy?

W przypadku klientów instytucjonalnych podpisanie umowy jest możliwe wyłącznie w oddziale banku po okazaniu wymaganych dokumentów. Ponieważ każdy podmiot prawny i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej musi przedstawić nieco inne dokumenty, warto odpowiednio wcześnie zadbać o ich skompletowanie.

Przykładowo: do otwarcia konta przez fundację wymagany jest aktualny wyciąg z KRS, akt notarialny o ustanowieniu fundacji oraz jej statut, uchwała o powołaniu osób uprawnionych do składania w jej imieniu oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych, zaświadczenia o nadaniu numerów NIP i REGON. W przypadku niektórych klientów instytucjonalnych, np. komitetów wyborczych partii, ta lista może być jeszcze dłuższa. Bywa również, że oprócz dokumentów wymaganych przez prawo bank może poprosić o dodatkowe zaświadczenia.

Radzimy również, aby przed wizytą w banku jeszcze raz przejrzeć statut organizacji. Zwróćmy uwagę zwłaszcza na zapisy, które określają, kto w imieniu naszej instytucji może zaciągać zobowiązania majątkowe i dysponować pieniędzmi na koncie. Uściślenie tych kwestii jest naprawdę ważne i może nas uchronić przed takimi sytuacjami, jak odcięcie od środków na rachunku czy niespłacane w terminie zobowiązania.

Podsumowanie

Jak wynika z powyższych rozważań wybór najbardziej odpowiedniego konta dla klienta instytucjonalnego jest zadaniem dość czasochłonnym. Zanim zdecydujemy się na konkretny produkt, w pierwszej kolejności musimy sprecyzować swoje wymagania wobec rachunku, a następnie przejrzeć oferty przynajmniej kilku banków i przeprowadzić szczegółową kalkulację kosztów. Warto jednak podjąć ten wysiłek, bo tylko wówczas zyskamy pewność, że podjęliśmy właściwą decyzję.