Jak wybrać konto dla wspólnoty mieszkaniowej?

Konto? Tak, ale w pakiecie

W większości banków dysponujących ofertą dla mieszkalnictwa możemy skorzystać ze specjalnych pakietów – obejmują one różnego rodzaju produkty i usługi, które mają ułatwić wspólnocie zarządzanie posiadanymi środkami. Z reguły taki pakiet zawiera: rachunek bieżący, rachunki pomocnicze, produkty oszczędnościowe (rachunki lokacyjne, lokaty overnight, depozyty długoterminowe), określony limit bezpłatnych przelewów w miesiącu (w zależności od banku: od 1 do 30) oraz dostęp do różnych przydatnych funkcjonalności np. usługi Mass Collect (wspominamy o niej w dalszej części artykułu).

Przykładowo: Getin Bank w ramach pakietu oferuje usługę Multiuser, Bank Pocztowy - dostęp do systemu Pocztowy Collect, BOŚ Bank - usługę Masowe Płatności Przychodzące, PKO BP - System Wirtualnych Rachunków Kontrahenckich. Wszystkie te usługi ułatwiają obsługę dużej liczby płatności przychodzących na rachunek wspólnoty.Niekiedy również posiadanie określonego pakietu wiąże się z niższymi opłatami za niektóre czynności bankowe, np. powiadomienia sms czy wpłaty gotówkowe w oddziale banku.

Możemy wyodrębnić dwa rodzaje pakietów: pierwszy z nich oferuje podstawowy zakres usług i jest przeznaczony dla niewielkich wspólnot, dla których ważne są przede wszystkim niskie koszty obsługi. Drugi pakiet – najczęściej droższy i bardziej rozbudowany – dedykowany jest podmiotom dokonującym wielu rozliczeń w miesiącu, które oczekują bardziej zaawansowanych narzędzi finansowych.

W zależności od banku korzystanie z pakietu może być bezpłatne lub wiązać się z dodatkową prowizją. Najczęściej jednak banki, które pobierają opłatę pakietową, oferują w zamian kilka darmowych funkcjonalności.

Zamiast pakietu - rachunek firmowy

Co jednak, jeśli żaden z dostępnych obecnie pakietów nie będzie odpowiadał naszym potrzebom? W tej sytuacji warto rozważyć inną opcję i poszukać konta firmowego, z którego mogą korzystać różne jednostki organizacyjne, w tym również wspólnoty mieszkaniowe. Takim rachunkiem może być np. Konto IDEALNA FIRMA dla Spółek Idea Banku oraz Konto Direct dla Firmy w ING Banku Śląskim.

Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie konta firmowe są dostępne dla wspólnot mieszkaniowych – w większości przypadków mogą je założyć wyłącznie przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Często też banki nie informują na swoich stronach, jakie podmioty mogą się ubiegać o otworzenie firmowego rachunku, dlatego skorzystanie z tego rozwiązania może być dla zarządu wspólnoty sporym wyzwaniem (podpowiadamy - aby nie tracić czasu na żmudne przeglądanie regulaminów i zakładek na stronie, najlepiej od razu skontaktować się z bankiem i dopytać).

Czym kierować się przy wyborze konta?

Reasumując, zarząd może skorzystać z dedykowanej oferty lub wybrać rachunek dla przedsiębiorców, z którego mogą też korzystać wspólnoty. Zanim jednak to uczyni, powinien zwrócić uwagę na kilka aspektów, które w przyszłości mogą okazać się bardzo istotne.

W pierwszej kolejności zarząd powinien więc sprecyzować swoje oczekiwania i dopiero wtedy przystąpić do przeglądania ofert poszczególnych banków. W wyborze konta mogą mu pomóc następujące pytania:

1. W jaki sposób wspólnota mieszkaniowa będzie zarządzać kontem? Za pomocą bankowości elektronicznej czy tradycyjnie, w oddziale banku?
2. Jakie operacje bankowe będą wykonywane najczęściej?
3. Czy wspólnocie będą potrzebne linie kredytowe?
4. Czy zarząd planuje wieloosobową akceptację płatności?
5. Czy zależy mu na raportach elektronicznych do analizy danych w formacie innym niż wyciąg bankowy (np. w formacie Excel lub CSV)?
6. Czy wspólnota zamierza korzystać z usługi Mass Collect?
7. Czy są dla niej ważne narzędzia wspomagające księgowość, takie jak np. generowanie wyciągów zbiorczych z wielu rachunków, import wyciągów do systemów księgowych, tworzenie szablonów przelewów, zakładanie oraz import bazy kontrahentów, przeglądanie dużej liczby przelewów, (filtrowanie), tworzenie paczek przelewów itp.?

Odpowiedź na powyższe pytania ułatwi zarządowi przeglądanie bankowych cenników i oszacowanie kosztów związanych z prowadzeniem rachunku.

Dodajmy w tym miejscu, że o każdej zmianie konta zarząd musi poinformować wszystkich lokatorów oraz kontrahentów - aby więc uniknąć niepotrzebnego zamieszania, które z reguły towarzyszy takiej operacji, warto wybrać rachunek bankowy raz, a porządnie.

Na jakie opłaty należy zwrócić uwagę?

Najważniejszym aspektem, na jaki zarząd powinien zwrócić uwagę, są koszty związane z obsługą rachunku. Jest jednak oczywiste, że nie wszystkie pozycje w cenniku będą dla wspólnoty jednakowe ważne, przykładem mogą być np. prowizje za wypłaty z bankomatu czy obsługę karty. Są jednak opłaty, które wspólnota musi obowiązkowo uwzględnić w swojej kalkulacji kosztów, a należą do nich:

1. Opłata za otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego (głównego)

Tylko w jednej instytucji (PNB Paribas) prowadzenie konta jest bezwarunkowo bezpłatne. W pozostałych bankach - o czym wspominaliśmy wcześniej - konto dla wspólnoty jest otwierane w ramach płatnego pakietu, za który trzeba zapłacić od 6 do 29 zł. W tym przypadku prowadzenie samego rachunku jest co prawda darmowe, jednak i tak zarząd musi uwzględnić w swojej kalkulacji opłatę pakietową.

2. Koszt internetowych przelewów zewnętrznych (na rachunki w innych bankach)

W przypadku wspólnot koszt przelewów zewnętrznych powinien być jednym z najważniejszych kryteriów decydujących o wyborze konta.

Nawet małe wspólnoty wykonują miesięcznie kilkanaście przelewów, w większych – może być ich nawet kilkadziesiąt, a nawet kilkaset w miesiącu. Dla tych podmiotów najlepszym wyborem będą więc rachunki, które oferują bezpłatne przelewy zewnętrzne bądź też posiadają pakiet darmowych przelewów.

Przeciętnie pakiet zawiera od 10 do 30 bezpłatnych operacji, za kolejne wspólnota musi już zapłacić (przy czym koszt jednego przelewu waha się od 0,65 do nawet 1,50 zł). Gwoli przypomnienia dodajmy jeszcze, że wspólnoty zlecające przelewy w tradycyjny sposób – czyli w oddziale banku lub telefonicznie - muszą się liczyć ze znacznie wyższymi kosztami.

3. Zlecenia stałe, polecenia zapłaty

Sporym ułatwieniem dla wspólnot wykonujących dużą ilość płatności cyklicznych w miesiącu może być ustanowienie zlecenia stałego lub polecenia zapłaty.

Zlecenie stałe ułatwia regulowanie należności, których wartość rzadko się zmienia (przykładem może być np. wynagrodzenie zarządcy), natomiast w przypadku, gdy wysokość opłaty zmienia się z miesiąca na miesiąc, znacznie lepszym rozwiązaniem jest uruchomienie polecenia zapłaty. Wspólnota uzgadnia z bankiem i instytucją, która wystawia rachunki - np. dostawcą wody, energii elektrycznej, gazu - dyspozycję pobierania odpowiedniej kwoty ze wspólnotowego konta bankowego (dostawca usługi będzie wysyłał fakturę zarówno do wspólnoty, jak i do banku, a ten ostatni automatycznie przeleje odpowiednią kwotę według faktury).

W większości banków realizacja przelewu w ramach zlecenia stałego jest zwolniona z opłat, o ile przelew ma charakter wewnętrzny (czyli wspólnota przelewa środki np. z rachunku głównego na rachunek pomocniczy). W przypadku przelewów na rachunki w innych bankach opłaty za zlecenia stałe wahają się od 1 do 3 zł, a za polecenia zapłaty od 1 do 5 zł.

4. Koszt rachunków pomocniczych działających w ramach konta głównego

Rachunek pomocniczy służy do gromadzenia środków pieniężnych oraz przeprowadzania rozliczeń związanych z określonymi celami. Daje możliwość wyodrębniania środków na konkretne zadania, np. fundusz remontowy czy wypłatę zaliczek na wydatki administracyjno-gospodarcze. Pozwala też na terminowe regulowanie płatności i umożliwia lepszą kontrolę nad wydatkowanymi na określony cel środkami.

Z reguły banki oferują pewną liczbę bezpłatnych rachunków pomocniczych (od 1 do 5), a za pozostałe pobierają opłatę. Niestety, są to dość wysokie prowizje – w zależności od instytucji wynoszą nawet 30 zł miesięcznie za każdy dodatkowy rachunek. Tylko w jednym banku – BNP Paribas – konta pomocnicze prowadzone są za darmo. 

5. Wpłaty gotówkowe na konto wspólnoty dokonywane w placówce banku lub na poczcie

Co prawda, jest to koszt bardziej istotny dla lokatorów uiszczających comiesięczne opłaty, jeśli jednak wspólnota chce zadbać o komfort swoich członków, powinna przeanalizować także ten parametr.

Niektóre banki mają w swojej ofercie zryczałtowane opłaty za wpłaty gotówkowe dokonywane przez właścicieli lokali na rachunek wspólnoty, w innych - taką zryczałtowaną opłatę można wynegocjować w ramach oddzielnie podpisanej umowy.

Na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę?

Przy okazji otwarcia rachunku bankowego warto również przeanalizować inne usługi, które dany bank oferuje wspólnotom mieszkaniowym.

Rachunki lokacyjne

Stanowią odpowiednik rachunków oszczędnościowych dla klientów indywidualnych i działają w podobny sposób – można na nie wpłacać i wypłacać środki bez utraty wypracowanych odsetek w dowolnym czasie i w dowolnej wysokości.

Banki, które oferują ten produkt oszczędnościowy, z reguły nie pobierają opłat za prowadzenie rachunku oraz za jeden przelew wychodzący w miesiącu (za pozostałe trzeba już zapłacić).

Bankowość elektroniczna

W większości banków zarządzanie kontem poprzez system transakcyjny banku jest bezpłatne, choć niektóre instytucje pobierają opłatę za abonament, w ramach którego wspólnota może korzystać z bardziej zaawansowanych usług elektronicznych, takich jak zarządzanie grupami przelewów, wieloosobowa akceptacja poleceń czy współpraca z systemami finansowo-księgowymi.

Funkcjonalności te są przydatne zwłaszcza dla dużych wspólnot oraz dla zarządców obsługujących więcej niż jedną wspólnotę. Warto jednak mieć świadomość, że opłaty za usługi dodatkowe znacznie się różnią w poszczególnych bankach, warto więc dokładnie skalkulować te koszty.

• Mass Collect – ta usługa ułatwia rozliczanie dużej liczby należności przekazywanych drogą bezgotówkową oraz – co najważniejsze – umożliwia bieżącą identyfikację zaległych płatności. Polega na utworzeniu dowolnej liczby wirtualnych rachunków bankowych dla każdego płatnika lub płatności i przyporządkowaniu im indywidualnego identyfikatora umieszczanego w specjalnym numerze rachunku bankowego w standardzie NRB (lub poprzez umieszczenie danych identyfikujących płatnika/płatność w odpowiednim polu). Następnie środki finansowe z tytułu wszystkich zrealizowanych płatności (w tym również wpłat gotówkowych) księgowane są zbiorczo na rachunku głównym i trafiają do plików analitycznych. Wiele banków oferuje dodatkowo możliwość automatycznego wczytywania danych o dokonanych wpłatach do systemu finansowo-księgowego wspólnoty. Raport umożliwia szybki dostęp do informacji o dokonanych płatnościach, a co za tym idzie – usprawnia księgowość.
  
  Niektóre banki udostępniające usługę Mass Collect pobierają jednorazową opłatę za uruchomienie usługi (od 10 do nawet 200 zł). Z kolei prowizje za każdą przyjętą płatność masową mogą mieć charakter ryczałtu, sztywnej stawki wahającej się od 0,10 do 0,40 zł lub indywidualnie wynegocjowanej opłaty.
• Wieloosobowa akceptacja transakcji - to kolejna przydatna funkcjonalność, którą oferuje bankowość elektroniczna. Wielopodpis jest przydatny zwłaszcza w sytuacji, gdy zarządca (administrator lokali) ma dostęp do wspólnotowego konta bankowego, a zarząd chce mieć kontrolę nad jego poczynaniami. Po uruchomieniu usługi firma administrująca zyskuje bierny dostęp do konta wspólnoty - może przeglądać historię rachunku i wprowadzać dyspozycje płatnicze, jednak bez możliwości ich akceptacji. Aby dyspozycja mogła być zrealizowana, musi być autoryzowana przez inną osobę (osoby). Uruchomienie tej usługi wiąże się z wcześniejszym nadaniem uprawnień dla poszczególnych dysponentów konta podczas wypełniania wniosku o dostęp do bankowości elektronicznej.

Wspólnota mieszkaniowa a produkty kredytowe

Chociaż wspólnota nie ma osobowości prawnej, dzięki zadeklarowanym wpłatom swoich członków posiada zdolność kredytową i może skorzystać z takich produktów, jak kredyt termomodernizacyjny, remontowy czy inwestycyjny (ten ostatni można przeznaczyć na dowolne cele modernizacyjne, takie jak wymiana instalacji CO, docieplenie budynku, wymiana wind czy remont klatek schodowych). W wielu bankach wspólnota może też zaciągnąć kredyt z premią remontową lub termomodernizacyjną z Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK).

Wykaz dokumentów wymaganych do otwarcia rachunku

Zakładanie konta bankowego wspólnoty jest dostępne wyłącznie w oddziale, jednak w większości instytucji możemy wcześniej zarezerwować wizytę na konkretny dzień i godzinę (w tym celu musimy zadzwonić na infolinię lub wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie internetowej banku).

Do podpisania umowy będą nam potrzebne następujące dokumenty:

1. Pismo potwierdzające powołanie wspólnoty mieszkaniowej oraz określające sposób jej reprezentowania. Może to być:
   1. umowa o zarządzanie nieruchomością wspólną LUB
   2. umowa o ustanowieniu odrębnej własności lokali (wymagana forma aktu notarialnego) - jeżeli zarząd został ustanowiony w tej umowie LUB
   3. uchwała o wyborze/zmianie zarządu i sposobie zarządzania nieruchomością wspólną, o ile zarząd jest wybierany spośród członków wspólnoty.
2. Uchwała wspólnoty mieszkaniowej o wyborze banku przeprowadzającego rozliczenia pieniężne (dotyczy wspólnot mieszkaniowych o liczbie lokali nie większej niż 7);
3. Uchwała o sposobie dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się rachunkach rozliczeniowych;
4. Pełnomocnictwa osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych;
5. Inne uzgodnione dokumenty (REGON, NIP, regulamin WM, pieczątka firmowa).

W przypadku spółdzielni mieszkaniowej lista wymaganych dokumentów jest krótsza i obejmuje: aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, statut oraz dokumenty wykazujące umocowanie osób uprawnionych do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych jednostki, o ile dane te nie wynikają z rejestru.

Przykładowa treść uchwały dotyczącej otwarcia konta bankowego

Wspólnota mieszkaniowa zobowiązuje zarządcę nieruchomości do otwarcia konta wspólnoty, jak również do jednoosobowego dysponowania rachunkiem. Jednocześnie członkowie wspólnoty wybrani do zarządu lub Rady Wspólnoty (imię i nazwisko) są upoważnieni do złożenia wzoru podpisu w banku jako pełnomocnicy oraz do dwuosobowego dysponowania kontem w uzasadnionych przypadkach.

Niewielki wybór

Aby wspólnota mogła sprawnie i jak najmniejszym kosztem zarządzać swoimi środkami, powinna posiadać dopasowany do swoich potrzeb rachunek bankowy. Niestety, tylko 6 banków posiada w swojej ofercie konta dedykowane wspólnotom mieszkaniowym, a zaledwie kilka – rachunki firmowe dostępne także dla tych podmiotów.

Co ciekawe, kiedy przeanalizujemy parametry kont, z jakich może skorzystać wspólnota, możemy zauważyć dość dużą rozbieżność cenową. Czynność, która w jednym banku jest bezwarunkowo bezpłatna, w innym może być obciążona wysoką prowizją, a różnice w cenie mogą sięgać nawet 100%.

Wszystko to sprawia, że wybór najbardziej odpowiedniego konta nie jest łatwym zadaniem - należy bowiem „przekopać się” przez bankowe tabele opłat i przeprowadzić szczegółową kalkulację kosztów.

Na szczęście, istnieje również metoda „na skróty”, z której zarząd wspólnoty może skorzystać. Aby w szybki sposób porównać wszystkie najważniejsze opłaty, można poprosić banki o przygotowanie oferty "szytej na miarę", a przy okazji dopytać o możliwość negocjacji poszczególnych prowizji. To rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w przypadku wspólnot, które chcą skorzystać z zaawansowanych usług wpierających księgowość - opłaty za tego typu operacje są często poukrywane w bankowych cennikach i trzeba poświęcić wiele czasu, aby je odnaleźć.